Zasada Pareto: 5 powodów by pokochać proporcję 80/20

Zasada Pareto: 5 powodów by pokochać proporcję 80/20

8 czerwca 2022 0 przez Wiktor Sawoniaka
Podoba się? Wesprzyj nas i udostepnij

Co to jest zasada Pareto albo reguła 80/20?

Reguła 80/20, zwana często od nazwiska autora zasadą Pareto, jest jedną z najbardziej pomocnych koncepcji w zarządzaniu czasem, ale też życiem przywatnym.

Zasada Pareto mówi, że 20% twoich działań będzie odpowiadać za 80% twoich osiągnieć. Nie jest to twarde prawo matematyczne. To jest koncepcja.

Kluczem do przestrzegania zasady 80/20 jest stwierdzenie, że około 20 procent twoich działań lub najbardziej produktywnych zadań prowadzi do największego sukcesu. Może to dotyczyć dowolnej dziedziny Twojego życia zawodowego lub osobistego.

5 przykładów funkcjonowania reguły Pareto

Aby w pełni zrozumieć, jak działa zasada 80/20, warto spojżeć na to jak przejawia się ona w działaniu w prawdziwym życiu. Oto 5 przykładów, jak możesz zastosować zasadę Pareto w różnych okolicznościach.

1. Zasada Pareto w zarządzaniu czasem

Bycie ciągle zajętym to nie to samo, co bycie produktywnym, zgodnie z zasadą Pareto.

Przedsiębiorcy, właściciele małych firm i osoby prowadzące działalność na własny rachunek często czują, że muszą pracować w nadmiernych godzinach, aby generować zyski (no i unikać pracy dla kogoś innego 😉 ).

Ten rodzaj zachowania w rzeczywistości powoduje zaburzoną równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, co może stać się niezdrowe, prowadzić do wypalenia, zmniejszenia produktywności, a z czasem rezygnacji z celów, które kiedyś wydawały się tak ważne.

Aby uniknąć tego cyklu, lepiej zidentyfikować 20 procent zadań związanych z tworzeniem dochodu, który prowadzi do najwyższego profitu. Obejmuje to, co teraz się opłaca i co przyniesie najwyższe korzyści w przyszłości.

Z czasem zaoszczędzonym na zadaniach w pracy dzięki zastosowaniu zasad 80 20, masz więcej czasu na osobisty rozwój, zadbanie o relaksację, ćwiczenia, zdrowie psychiczne i budowanie relacji.

Zastosuj tę samą analizę Pareto do wszystkich tych elementów. Zidentyfikuj swoje najważniejsze relacje, aby poświęcić czas i energię na działania w swoim życiu osobistym, które przynoszą Ci najwięcej szczęścia i największego zdrowia. Uczyń je swoim codziennym priorytetem.

2. Zasada Pareto w ustalaniu celów

Zastanawiasz się jak zastosować zasadę Pareto, jeśli chodzi o wyznaczanie celów? Oto, co warto zrobić, aby skutecznie ją zastosować  do określania celów, które zwiększą Twoją ogólną produktywność.

Najpierw weź kartkę papieru i wylistuj wszystko co chciałbyś/abyś osiągnąć, o czym marzysz, gdzie chcesz być zawodowo, osobiście. Następnie zadaj sobie pytanie: Gdybym dzisiaj mogła/mógł osiągnąć tylko jeden z celów z tej listy, który miałby największy pozytywny wpływ na moje życie?

Następnie wybierz drugi najważniejszy cel. Przekonasz się, że po wykonaniu tego ćwiczenia określisz najważniejsze 20 % swoich celów, które pomogą ci bardziej niż cokolwiek innego.

3. Reguła 80/20 w rozwiązywaniu problemów

Mimo iż nie przychodzi nam do głowy w pierwszej kolejności, rozwiązywanie problemów to podstawowa umiejętność. Musisz być w stanie skutecznie rozwiązywać problemy, zarówno duże, jak i małe, ponieważ są one naturalną częścią każdego obszaru naszego życia osobistego i zawodowego.

Kilka kroków, które podpowiada Bryan Trace jak wykorzystać zasadę Pareto do rozwiązywania problemów:

  • Stwórz listę problemów, które napotykasz na swojej drodze.
  • Określ, co powoduje każdy problem, w szczególności przyczynę pierwotną.
  • Oceń każdy problem, wybierając 20%, które mają największy wpływ na twoje postępy,. To je należy rozwiązać w pierwszej kolejności.
  • Uporządkuj listę problemów w grupy według tych, które mają te same przyczyny.
  • Zsumuj wyniki w każdej grupie. Grupa, która ma najwyższy wynik, jest Twoim najwyższym priorytetem.
  • Rozpocznij burzę mózgów rozwiązania tej grupy problemów i podejmij działania.
szkolenie zarządzanie czasem
Jeśli chcesz zobaczyć jak wykorzystać regułę Pareto w zarządzaniu twoim strumieniem zadań weź udział w szkoleniu:
Szkolenie Zarządzanie sobą w czasie

4. Zasada Pareto w zarządzaniu sprzedażą i przedsiębiorstwem

Spędziełem kilkanaście lat zarządzając sprzedażą lub usprawniając procesy sprzedaży w rożnych przedsiębiorstwach. Jedną z zasad, które przyswoiłem dawno temu jest określanie segmentu najważniejszych klientów w portfolio. 

Tych 20% kluczowych, które przynosza 80% profitów,  obrotów czy zysku. Jeśli ilość czasu, który spędzają twoi handlowcy nad tymi kluczowymi klientami jest nie wiele większa od tych z niskimi zyskami – to masz pole do rozwoju. 

To samo podejście 80/20 może dotyczyć twojego zespołu sprzedażowego: czy nie masz 20% najlepszych sprzedawców, którzy generują Ci 80% przychodów?

Kiedy zarządzasz firmą, zespołem lub projektem, warto się upewnić czy 80 procent wykonanej pracy nie jest wykonywane przez 20 procent zaangażowanych osób.

Skorzystaj z zasady Pareto analizując, którzy z twoich podwładnych są Twoimi najbardziej produktywnymi pracownikami. Zadaj im najważniejsze zadania. Umieść ich na stanowiskach kierowniczych, aby mogli uczyć innych tych samych zasad, których przestrzegają.

Obserwuj i rozmawiaj z tymi członkami zespołu. Zidentyfikuj unikalne cechy, posiadane przez nich umiejętności i nawyki, które prowadzą do ich produktywności. Wykorzystaj tę wiedzę, aby szkolić innych członków zespołu, a tym samym poprawiać produktywność całego teamu.

5. Reguła Pareto w związkach

Reguła 80/20 może mieć zastosowanie do relacji na wiele różnych sposobów.

Możesz na przykład spojrzeć na swoje relacje, jakie masz z grupą przyjaciół i zdecydować, które 20% z nich jest najlepszym przykładem i wsparciem w dążeniu do stania się osobą, którą chcesz być. Jeśli spędzisz 80% swojego czasu wolnego właśnie z tą 1/5 swoich znajomych, możesz byc zaskoczony jak to wpłynie na Ciebie.

Aby zastosować zasadę Pareto do budowania dobrych relacji ze współmałżonkiem lub partnerem, pomocne może być zrozumienie, że 80 procent problemów, z którymi borykają się pary, jest prawdopodobnie spowodowanych przez niewielkie 20 procent ich zachowań.

Innymi słowy, musisz zidentyfikować pierwotną przyczynę lub przyczyny (małe 20%) swoich konfliktów, rozmawiać o nich i skupić się na ich poprawie. 

Reguła Pareto to nie panaceum

Jeśli sądzisz, że w myśl zasady Pareto możesz włożyć 20% wysiłku i otrzymać 80% efektów to chyba już bez moich podpowiedzi widzisz, że to są mrzonki.

Proporcja 80 i 20 procent nie odnoszą się do nakładu pracy, ale do zależności przyczynowo-skutkowych Twoich działań. Celem nie jest zminimalizowanie wysiłku, ale skoncentrowanie go na konkretnych kluczowych zadaniach. Zadaniach, które będą miały większy wpływ na realizację Twoich celów: życiowych, zawodowych, biznesowych. 

Żeby otrzymać efekty na poziomie 80%, konieczne jest włożenie 100% wysiłku w wykonywanie 20% priorytetowych działań.

Pracownicy Marnują czas?
Zamów szkolenie dla Zespołu

Jeśli jesteś zainteresowany szkoleniem dla swojego zespołu by podnieść kompetencje pracowników i zacząć oszczędzać najdroższy zasób pracowniczy, za który płacisz jako pracodawca, zwróć się do nas. 

Nasze szkolenia doceniły największe i najlepsze firmy w Polsce, możesz wykorzystać to w swoim biznesie.

Chcesz być na bieżąco z nowościami? Zostaw swój email.


Podoba się? Wesprzyj nas i udostepnij