Kalendarz: 4 triki by być zawsze na czas
8 czerwca 2022Prowadzenie własnego kalendarza, to jeden z kluczowych elementów dobrego zarządzania czasem. Wszystko co sobie w nim zapiszesz, jest jak na dodatkowym twardym dysku. Jeśli coś zawiedzie, na tym głównym, to nie musisz się przejmować, ponieważ masz kopię zapasową.
Oczywiście, że dobrze jest pamiętać – kiedy ktoś ma urodziny, kiedy się z kimś spotykasz, jak długo będzie trwało szkolenie, w którym uczestniczysz, o której masz odebrać dzieci ze szkoły, ważne dla Ciebie rocznice, o mailu do wysłania, o telefonie do współpracownika i szeregu innych istotnych wydarzeń…
Ale zaraz, chwila – czy to nie za dużo? Wiesz, że jest, bo każdemu nie raz się zdarzyło zapomnieć o czymś naprawdę ważnym.
Otóż nawet jeśli nie, nawet jeśli nie zdarza Ci się zapomnieć o żadnej z wymienionych przeze mnie rzeczy (w co przyznam szczerze, trochę trudno uwierzyć), to zapewniam Cię, że dobrze mieć pod ręką i/lub na ścianie kalendarz, w którym to wszystko jest zapisane.
Prowadzić kalendarz można na bardzo dużą ilość sposobów i w coraz to różniejszych formach (kalendarze elektroniczne – na komórce, na tablecie, przypomnienia dźwiękowe, synchronizacja z dostawcą poczty, aplikacje wspomagające i itd.).
Możliwości naprawdę nie brakuje, jednak mimo to wiele osób nadal nie sięga po to wspaniałe narzędzie. Jeśli do nich należysz (bez względu na to, czym się zajmujesz) zmień to. Już teraz zaiżyj do swojego smartphona i zainwestój w jeden z najbardziej produktywnych nawyków – zapisywanie spraw w kalendarzu!
Chcesz poznać więcej narzedzi zarządzania sobą w czasie? Weź udział w
szkoleniu Zarządzanie sobą w czasie
Podam Ci teraz 4 proste triki pracy z kalendarzem, które w zasadzie są uniwersalne, które pomogły mi lepiej zarządzać czasem i których przestrzeganie bardzo ułatwia mi planowanie:
1. Jeśli wybierasz czy elektroniczny kalendarz, czy kalendarz podręczny – zastanów się 2 razy.
Jedną z fundamentalnych różnic między papierowym, a eletronicznym kalendarzem jest to, że ten papierowy sam z siebie Ci nie przypomni o terminach. A elektroniczny TAK!
Ty już nie musisz pamiętać – kalendarz bedzie pamiętał za Ciebie i przypominał w odpowiednim momencie – wtedy gdy musisz o tym sobie przypomnieć.
2. Kiedy się z kimś umówisz zapisuj to od razu, nie czekaj nawet minuty.
W przeciwnym razie, może się okazać, że to spotkanie wręcz nie dojdzie do skutku bo możesz sobie tematu nie przypomnieć w odpowiednim momencie. Każdemu zdarzało się powiedzieć do siebie: „O czymś miałam pamiętać, ale nie pamiętam o czym”.
Zapisuj w kalendarzu wszystkie terminy godzinowe: spotkania o okreslonej godzinie, telefony do wykonania w umówioną porę, oraz tematy związane z danym dniem bez konkretnej godziny:
- rocznice
- urodziny
- wydarzenia
- deadline’y
Wpisuj wszystko o czym warto pamiętać w danym dniu. Zrób z tego nawyk.
3. Niech przypomnienia w kalendarzu zaczną pracować na Ciebie.
Nie chodzi tylko o to by „parkować” ważne terminy w kalendarzu, ale przede wszystkim by kalendarz był twoją „zewnętrzną pamięcią”. By przypominał Ci wtedy gdy tego potrzebujesz.
4. Wykorzystaj magię podwójnych przypomnień
Wiekszość kalendarzy elektronicznych w smartfonach ma możliwość ustawienia podwójnego przypomnienia, np. kalendarz Google lub kalendarz w iPhonie.
Pierwsze przypomnienie ustaw na chwilę przed wydarzeniem, by nie zapomnieć o telefonie do klienta, który prosił o oddzwonienie o 13:00. Może ono się ukazać 15 min przed, a może i 1 godzinę, jeśli musisz dojechać na spotkanie.
Drugie przypomnienie powinno się ukazać dużo wcześniej – wtedy gdy powinieneś już zacząć przygotowywać się do oddania raportu, lub zastanawiać się nad tym jak chcesz poprowadzić spotkanie z klientem. To jest powiadomienie w stylu „czas zacząć przygotowywać się do wydarzenia!”
Zrób sobie test:
Jak daleko Ci do wypalenia zawodowego?
Jeśli planujesz zakupić kalendarz naścienny – postaraj się znaleźć taki, który pokazuje jednocześnie minimum 2 miesiące. Miej perspektywę na najbliższe nadchodzące wydarzenie w horyzoncie tygodni, nie dni. To pozwoli Ci odejść od trybu funkcjonowania „z dnia na dzień”.
Gdy wpisujesz wydarzenia do kalendarza – uważaj na stosowane skróty – po czasie nie zawsze wiadomo co się miało na myśli. Dobrze stosować precyzyjne opisy. Warto również używać różnych kolorów do różnych kategorii wydarzeń.
Wypracuj sobie jeden, konkretny i stały system wpisywania wydarzeń, do swojego kalendarza. Nie tylko godzinę spotkania, ale też osobę, z którą się spotykasz, jej numer telefonu, miejsce spotkania, a następnie jakieś podstawowe notatki na temat celu.
Po kilku dniach od umówienia się może i będziesz wszystko klarownie pamiętać, ale już po kilku tygodniach cześć rzeczy zacznie Ci się zacierać w pamięci.
Poza oczywistymi rzeczami (czas, miejsce, uczestnicy), ważny jest cel spotkania, informacje – co masz na spotkanie przygotować, ile może ono potrwać, czy może zostać z jakichś przyczyn odwołane – deszcz, mail od prezesa, zbyt mała ilość uczestników.
Wszystko to jest, oczywiście uzależnione od Twoich własnych celów i od rodzaju wydarzenia, ale pamiętaj o tym żeby się dowiedzieć o tym co jest dla Ciebie ważne.
Nie doprowadzaj do sytuacji, w których ktoś dzwoni i mówi: „Hej, jest spotkanie o 10:00 w środę, ewentualnie w czwartek, ale to jeszcze dam znać. No i wiesz, tam gdzie zawsze, koło tego budynku, co stoi niedaleko firmy. Będziesz?” a Ty odpowiadasz: „Ok.”
Pracownicy Marnują czas?
Zamów szkolenie dla Zespołu
Jeśli jesteś zainteresowany szkoleniem dla swojego zespołu by podnieść kompetencje pracowników i zacząć oszczędzać najdroższy zasób pracowniczy, za który płacisz jako pracodawca, zwróć się do nas.
Nasze szkolenia doceniły największe i najlepsze firmy w Polsce, możesz wykorzystać to w swoim biznesie.
