Poczta elektroniczna – kiedy to już „za dużo”?

Ile dziennie otrzymujesz maili na swoją skrzynkę odbiorczą? 50? 100? 150? Niezależnie od ilości pewnie każdy, dla kogo poczta elektroniczna to codzienne narzędzie w pracy powie „za dużo”.

Poczta mailowa – pożeraczem czasu nr 1

Pracując z wieloma firmami, niezależnie od kultury organizacji, rozmiaru czy branży, słyszę od pracowników powtarzające się „za dużo jest tych maili”. Rzeczywiście wszystkie moje wywiady potwierdzają, że mnogość otrzymywanych wiadomości wskazywana jest przez pracowników firm jako jeden z największych pożeraczy czasu, wpływających na ich wydajność.

Jeśli otrzymujesz 30-40 nowych wiadomości dziennie, to możesz uważać się za szczęściarę/rza. Średnia w Polsce dla aktywnych pracowników średniego szczebla obecnie wynosi 120-150 nowych maili dziennie. Niby dużo, ale na jednym ze szkoleń usłyszałem od uczestniczki (pracuje na stanowisku project manager w jednym z domów mediowych), że u niej ilość maili otrzymywanych dziennie może wynosić UWAGA nawet 300!

Jeśli każdego ranka znajdujesz w swojej skrzynce odbiorczej nową setkę wiadomości – to twój mail jest chory i potrzebuje szybkiego leczenia. Dlaczego? Z powodu pieniędzy!

Droga poczta elektroniczna

Zakładając, że na samo przejrzenie jednej wiadomości poświęca się jedynie kilkanaście-kilkadziesiąt sekund to tylko zapoznanie się z zawartością skrzynki mailowej prawdopodobnie zabiera ci ponad 1 godzinę dziennie.

I to bez odpisywania na nie!

Jeśli w twojej firmie pracownicy mają więcej niż 100 nowych maili dziennie, to oznacza, że ponad 30 dni roboczych w skali roku pracownik po prostu czyta maile!

Mądrość biurowa

Koszty tego ponosi firma. Pracodawca płaci rocznie około 1,5 pensji takiemu pracownikowi. Ponieważ przeciętne wynagrodzenie we wrześniu 2019 wyniosło 5084,56 zł brutto, to łatwo obliczyć, że blisko 7,5 tysięcy złotych rocznie na jednego pracownika biurowego przedsiębiorca inwestuje w rozwój takiego „czytelnictwa”. Jeśli biuro ma 100 osób? Łatwo policzyć.

Przeczytaj więcej w artykule „Czemu pracodawcy płacą tysiące złotych za czytanie maili”

Jak walczyć z potokiem maili?

O ile sytuacja jest trudna, o tyle też nie jest beznadziejna i warto zadbać o kilka kluczowych elementów:

• poznaj możliwości swojego programu pocztowego
• wykorzystuj zasady efektywnego zarządzania zadaniami
• wdrażaj zdrowe nawyki mailingowe
• wprowadzaj w firmie „zieloną” kulturę zarządzania pocztą elektroniczną

Ta choroba dotyczy ciebie lub twoich pracowników? Zamów szkolenie i przestań wspierać „czytelnictwo” maili. Naucz siebie i swoich pracowników efektywnego zarządzania pocztą elektroniczną.