Czemu powinniśmy przejąc kontrolą nad pocztą elektroniczną?
5 stycznia 2020Poczta elektroniczna, jak każde inne narzędzie, poprawia jakość życia, jeśli jest prawidłowo używana. Dzięki rozsądnemu planowi możesz zmienić swoją skrzynkę pocztową w jednego z najlepszych asystentów komunikacji z klientami i pracownikami.
A co się teraz dzieje? Czy myśl o zbyt dużym przepływie wiadomości e-mail wywołuje u Ciebie zimny pot? Czy Twoja skrzynka stała się mieszaniną nieprzeczytanych wiadomości i zadań pozostawionych na później?
Oto powody, dla których powinniśmy przejąć kontrolę nad pocztą elektroniczną:
Skrzynka odbiorcza – moje codzienne źródło stresu
Nie martw się, nie tylko ty co chwilę zaglądasz do skrzynki mailowej, zaczynasz i kończysz z nią dzień, a niedługo dostaniesz czarny pas w częstotliwości sprawdzania poczty mailowej. I nie tylko ty z przerażeniem myślisz o dziesiątkach maili do sprawdzenia i odpisania (i to niestety każdego dnia).
Zatłoczona skrzynka odbiorcza jest bezpośrednim źródłem stresu – przypomina o wszystkim, czego nie masz czasu zrobić. Stresująca poczta e-mail w stałym połączeniu w pracy ze smartfonem już jest nazywany przez naukowców „technostresem” . W rezultacie wiele krajów europejskich oferuje obecnie pracownikom „prawo do odłączenia się”. Więcej przeczytasz o tym w artykule Maile po godzinach pracy: banować czy odbierać?
Kto na kogo pracuje?
Według analizy McKinsey już 8 lat temu przeciętny specjalista spędzał 28% dnia pracy na czytaniu i odpowiadaniu na e-maile. Dla przeciętnego pracownika pełnoetatowego w USA oznaczało to oszałamiające spędzone 2,6 godziny i 120 wiadomości odbieranych dziennie. Przeciętny pracownik w Polsce otrzymując od 70 do 120 maili dziennie, nawet jeśli poświęci tylko minutę na kontaktowanie się ze wszystkimi, musi spędzić nad pocztą elektroniczną do dwóch godzin!
Ten kto ma twój mail – ma twój czas
Niezależnie od poziomu stanowiska nie masz wielkiego wpływu czy ktoś wyślę do ciebie wiadomość mailową czy nie. Więc jesteś zmuszony coś z tym emailem zrobić, nawet jeśli ograniczysz się do usunięcia to i tak oddajesz kontrolę nad swoim czasem osobom, które będą wysyłały do Ciebie maile. To, że zawsze możemy być dostępni, nie oznacza, że powinniśmy być. Ale jesteś na wyciągnięcie dłoni od każdego, na całym globie kto ma twój adres mailowy! No i w dobie wszechobecnego Internetu (dzięki Bogu) już nawet nie możesz wyjąć przysłowiowego kabelka by temu zapobiec.
A to wszystko sprowadza się do tego, że poczta elektroniczna konsekwentnie i codziennie pożera nasz cenny czas. Jak łakomczuch pożerający upragnione ciastko w ulubionej kawiarni, czyli z uśmieszkiem ;-). I mimo, iż mamy masę rzeczy do zrobienia to tego czasu konsekwentnie nie starcza na zrobienie wszystkich zadań, które mamy na stole.
Jak przerwać błędne koło?
Jeśli jesteś pracownikiem biura, to pewnie doświadczasz tego na własnej skórze. I pewnie przyznasz mi rację, że mimo świadomości problemu, nie starcza też czasu na zrobienie kroku wstecz. Jest to błędne koło. Nie masz czasu i nie masz czasu zastanowić się co zrobić inaczej, efektywniej. Np. przyjrzeć się temu jak powinniśmy zarządzać naszą pocztą mailową, czy zasady panujące w naszej organizacji sprzyjają efektywnemu wykorzystywaniu czasu, czy nasze nawyki nie robią nam psikusa, nie trwonią ten cenny zasób.
Dobrym rozwiązaniem dla organizacji jest systemowe zarządzenie tematem. Przykładem (i to całkiem opłacalnym, o czym piszemy tutaj) jest przeszkolenie pracowników. Stworzenie dla nich przestrzeni na poznanie dobrych praktyk, sposobów na zwiększenie efektywności podczas szkolenia, a im więcej osób z firmy weźmie w nim udział, tym większe szanse, że zdrowe nawyki zarządzania pocztą mailową wejdą na stałe jako jeden z kanonów kultury efektywnej organizacji.
[…] Rozwiązaniem proponowanym przez niektóre państw europejskie jest by większe firmy zostały zobowiązane do sporządzenia karty dobrego postępowania, określającej godziny – zwykle wieczorem i w weekendy – kiedy pracownicy nie mają wysyłać ani odpowiadać na e-maile. […]