Lista zadań – sprawdź 6 sprawdzonych zasad efektywności!

12 lutego 2020 1 przez Wiktor Sawoniaka

To, że lista zadań w naszym zwariowanym, nasyconym wydarzeniami i zadaniami świecie jest obowiązkowym elementem codzienności nie muszę chyba nikogo przekonywać. Większość osób pokiwa głową i z powagą potwierdzi, że lista zadań (ang. to do) jest potrzebna, że korzysta albo korzystali… No właśnie! Wiele osób mimo deklaracji, a czasem też świadomi, że nie sposób zapanować nad wszystkim co musisz zrobić bez listy to do, po cichu uważa, że się one nie sprawdzają! Nie każdy prowadzi listy zadań. Jeśli jednak starasz się zrozumieć i zrealizować swoje cele, lista może zaoszczędzić czas, energię, a na końcu również zaoszczędzić potrzebę wymyślania wymówek, kiedy coś, co musi się wydarzyć, cóż, nie dzieje się.

Nawet ci z nas, którzy mają listy na każdą okazję, mogą nie wiedzieć, jak zrobić udaną listę to do. (Przy okazji nie warto robić listy zadań na wszystko co robisz. Jeśli tak masz, to dodaj „Skasować nieistotne listy/zadania” na samym początku listy zadań). Na szczęście jestem tutaj, aby Ci pomóc, zrozumieć co sprawia, że lista zadań wspiera naszą skuteczność i jak powinniśmy ją prowadzić by nie mieć poczucia, że jest to jedynie modny element korporacyjnego stylu. Poniżej udostępniam Ci krótki przewodnik krok po kroku dotyczący tworzenia – i kończenia – niesamowitej listy rzeczy do zrobienia.

1. Na początek – wybierz nośnik listy zadań

Zanim zaczniesz sięgać po tytuł Najlepszego Ogarniacza Spraw (czyli tworzyć wykaż wszystkich spraw do załatwienia) warto pójść za radą mistrza Jody i w głąb siebie sięgnąć… Mam na myśli, że trzeba zdecydować czy twoja lista będzie miała wymiar fizyczny czy elektroniczny. Od tego może zależeć czy twoja lista będzie działać „jak powinna”, czy tylko „jak może”/ Lubisz pisać piórem, szelest papieru i zawsze masz notatnik przy sobie? Prawdopodobnie dla Ciebie będzie lepsza fizyczna lista papierowa. Tym bardziej, że badania wskazują iż pisanie ułatwia zapamiętywanie.

Jeśli jednak ostatni raz sięgałeś po długopis jak podrabiałeś podpis mamy w dzienniczku to nie martw się – istnieje wiele całkiem udanych narzędzi elektronicznych do prowadzenia list zadań. Niezależnie od tego, co Cię kręci bardziej, upewnij się, że lista rzeczy do zrobienia przybiera formę, która uszczęśliwia twój mózg. Musi też być na tyle poręczna by łatwo „parkować” wszystkie tematy, które wpadają ci do głowy gdy jedziesz metrem, pijesz kawę w kawiarni lub właśnie wyleciały z ust szefa na korytarzu w biurze.

ZACIEKAWIONY?

Zainwestuj 4 godziny w szkolenie pracowników,
a pokażemy jak zyskać TYGODNIE

2. Jedna lista zadań to dobrze, a kilka – lepiej.

Po co mieć jedną listę, skoro można… mieć więcej niż jedną? Wyobrażam, że może to być zaskakująca wiadomość (szczególnie jeśli dla ciebie dbanie o jedną listę to-do już jest wyzwaniem). Nawet jeśli rzetelnie dbasz o swoją listę, aktualizujesz zadania, wykreślasz zrobione musisz przyznać, że nie ma nic bardziej onieśmielającego niż długa na kilometr lista rzeczy do zrobienia. Im dłuższa lista rzeczy do zrobienia, tym trudniej jest się zmotywować.

Ponadto długa lista może wpędzić cię w pułapkę. Jaką? Taką samą gdy szukasz ulubione Happy Socks’y w szufladzie z 50 innymi parami skarpet. Jak więc możesz zdecydować czym należy się zająć w pierwszej kolejności gdy na liście masz 50, a to i 70 większych lub mniejszych zadań? Co byś zrobił/a w przypadku skarpet? 20% z was zapewne teraz się zastanawia Kto potrzebuje aż 50 par skarpet? A pozostałe 80% procent z nas pewnie odpowiedziało teraz: trzeba je posegregować. Dlatego właśnie warto skrócić. Jedna długa lista zadań niech będzie podzielona na mniejsze, np.:

- - lista niezbędnych zakupów
  - lista telefonów do wykonania
  - i tp.

Niezależnie od wszystkiego, upewnij się, że Twoje życie nigdy nie zamieni się w jedną dużą listę rzeczy do zrobienia.

3. Parkuj swoje sprawy od razu do listy zadań

Pamięć ludzka jest zawodna. Kto nigdy nie zapomniał o czymś istotnym niech pierwszy rzuci we mnie… Eeee Przypomnijcie mi co to było? Nieważne. Rzecz w tym, że trzymanie spraw do załatwienia w głowie się nie sprawdza czasem nawet na krótką metę. Musisz wyrobić w sobie nawyk natychmiastowego „parkowania” wszystkich kwestii do załatwienia na swojej liście zadań. Inaczej skazujesz siebie na permanentne przypominanie sobie antycznej sentencji:

Pamiętam, że miałem o czymś nie zapomnieć, ale nie pamiętam co to było.

W tym kontekście podpowiedź – żółte karteczki nie sprawdzają się jako parking. Jeśli chcesz sprawdzić dlaczego sprawdź ten post.

4. Poznajcie KZD

Skrót KDZ oznacza „kluczowe zadania dnia” i powinno to stać się twoją mantrą, jeśli chcesz rzucić się w szał dopinania rzeczy do zrobienia ze swojej listy todo.

Na początku każdego dnia (lub poprzedniego wieczoru nocy) wyznacz trzy najważniejsze rzeczy, które koniecznie musisz zrobić w nadchodzącym dniu. Nawet jeśli nie osiągniesz nic innego poza swoimi KZD, nadal nadal będziesz miał całkiem produktywny dzień bo będziesz trzy kroki do przodu.

Nawet jeśli reszta zadań z listy się nie zrealizuje, naprawdę znaczące, wrażliwe na czas rzeczy znikną z twoich barków.

5. Technika Salami czyli bądź SMART

Jeśli ciągle ci brakuje czasu to pewnie masz tendencję do zapisywania swoich zadań czy celów w formie skrótowej. Przecież wiesz co oznacza dla ciebie „Praca nad raportem z wykonania projektu X”. Niestety najczęściej nie wie tego twoja motywacja. Cele tak sformułowane są zbyt niejasne i onieśmielające. Oznacza to, że możemy się wahać, czy rzeczywiście zacząć się nimi zająć, i możemy nie być pewni, od czego zacząć, kiedy już to zrobimy.

Jednym ze sposobów zmniejszenia czynnika strachu (i liczby wymówek dla zwlekania) jest sprawienie, by cele wydawały się łatwiejsze do zarządzania, poprzez podzielenie projektów na mniejsze zadania. Zamiast „pracować nad raportem z wykonania projektu X”, spróbuj czegoś bardziej konkretnego. Bardziej zgodnego z metodą SMART. Możesz podzielić swoje duże zadanie na bardziej poręczne: zapisz „napisz pierwszą połowę rozdziału trzeciego” na poniedziałek lub „napisz 15 stron rozdziału trzeciego” na wtorkowej liście KZD.

Nie ma też sensu wciskać w jeden dzień zadania, które wymaga czasu i cierpliwości i zastanowienia bo najpewniej wydarzy się 17 rzeczy, którymi będziesz MUSIAŁ się zająć, pozostawiając duży projekt rozgrzebany i nie ukończony. Nie możesz połknąć całego salami na raz, ale możesz je zjeść kawałek po kawałku. To podejście do zarządzania czasem na małą skalę sprawi, że uczucie ukończenia będzie znacznie słodsze.

6. Mniej znaczy więcej

Bądź realistą. Praktyka pokazuje, że w większości przypadków część z zadań z listy to do nigdy nie zostaje zrealizowana. To się wydarzy czy tego chcemy czy nie (statystyka jest bezlitosna). To co możesz zrobić to wyrzucić z listy rzeczy mniej istotne tworząc sobie warunki do skupienia się na tych ważniejszych. Nie zawsze musisz rezygnować z tych zadań – czasem warto się zastanowić czy nie możesz tego komuś zdelegować. Tak czy owak lepiej zrealizować 3 kluczowe zadania niż 13 nieistotnych.

Kategoriazarządzanie czasem

Tagiefektywność osobista lista to-do lista zadań zarządzanie zadaniami