Dlaczego pracodawcy płacą setki tysięcy za czytanie maili?
3 stycznia 2020Jeśli jesteś obecnie zatrudniony to wiesz o wielkim zalewie maili. Dostajesz ich więcej, niż możesz odpowiedzieć każdego dnia, i często powstrzymuje cię to od wykonywania „rzeczywistej pracy”. Ale w tym nowoczesnym świecie bycie pod mailem jest koniecznością, jeśli chcesz zaimponować swojemu pracodawcy i wykonywać swoją pracę.
Niekiedy pracownicy wpadają w pułapkę oceniania czy dobrze sobie radzą na podstawie liczby wiadomości, na które odpowiadają. „Spędziłem 2,5 godziny i ogarnąłem wszystkie 110 maili” jest powodem do świętowania i chwalenia się ciężką pracą.
Sęk w tym, że prawdopodobnie jutro otrzyma on kolejne 110 maili.
Ile wiadomości mailowych to już za dużo?
Mnogość korespondencji mailowej jest jednym z obszarów gdzie mamy poczucie bezproduktywności i uciekającego czasu. Współpracując z wieloma firmami w Polsce pytam zazwyczaj uczestników projektów lub moich szkoleń w czym widzą największych pożeraczy czasu i jedną z dwóch odpowiedzi zazwyczaj jest skrzynka mailowa. Mamy za dużo wiadomości!
Odpowiadając na pytanie Ile średnio dziennie otrzymują maili? i w segmencie średnich i dużych firm pracownicy biurowi są zgodni – powyżej 100 nowych maili dziennie nie jest żadnym wyjątkiem. A to jest średnia. Rekordzistka powiedziała, że na jej skrzynkę wpływa do 300 nowych maili dziennie!
Czy na pewno za to nam płaci pracodawca?
Prawda jest taka, że ogarnianie maili rzadko jest naszym kluczowym obowiązkiem i największą wartością naszego stanowiska z punktu widzenia pracodawcy. Mimo to poświęcamy na to całkiem sporo czasu w ciągu dnia pracy. A to kosztuje. Nie tylko nas bo musimy stracony czas nadrabiać, ale też naszego pracodawcę. I to całkiem sporo.
Swoją drogą, jeśli odpowiedziałeś/łaś na powyższe pytanie TAK, to lepiej się upewnij (i najlepiej nie u szefa bezpośrednio).
Ile czasu poświęcasz na skrzynkę mailową?
Jeśli należysz do średniej statystycznej i otrzymujesz średnio 100 nowych maili dziennie to prawdopodobnie spędzasz nad pocztą około 2 godzin dziennie. To 25% czasu spędzanego w pracy. W tym czasie zarządzasz oczywiście mailami o różnym priorytecie:
- Liczne e-maile, do usunięcia (spam), lub takie które są szybko czytane i można na nie odpowiedzieć od razu (czas poświęcony: mniej niż 2 minuty)
- e-maile, które wymagają przemyślenia lub starannego pisania, ale ograniczają dodatkową „pracę” (czas odpowiedzi: 5-30 minut)
- najmniej liczne wiadomości wymagające badań lub utworzenia wyników (Czas odpowiedzi: 30 minut lub więcej)
Niezależnie od jego wartości każdy taki email musimy co najmniej przeczytać. Jeśli jesteś wspomnianą przeze mnie rekordzistką i otrzymujesz 300 maili dziennie, to samo czytanie ich może zająć Ci 2,5 godziny (średnio 30 sek na przejrzenie treści maila).
Ile czytanie maili kosztuje twoją firmę?
Biorąc pod uwagę przeciętne wynagrodzenie w Polsce za serwisem Bankier.pl i uwzględniając koszty pracodawcy, okazuje się że rocznie przeciętny szef inwestuje rocznie ok.19,5 tysiąca zł w pracownika, który w tym czasie jedynie odpowiada na e-maile. Masz 10 pracowników biurowych? To płacisz za to bagatela prawie 200 tysięcy złotych rocznie!
Kalkulację oparłem na założeniu miesięcznych kosztów pracodawcy 6500 zł per headcount i zatrudnieniu w oparciu o umowę o pracę co daje roczne koszty wynagrodzenia pracownika 78000 zł, jedna czwarta to jest właśnie 19 500 zł. Zanim podniosą się głosy i zdania zaczynające się od ALE… – wybacz, musiałem przyjąć realne założenia.
Jest wyjście: od problemu do możliwości
Jeśli jesteś szefem i właśnie ruszyłeś likwidować skrzynki mailowe swoich pracowników to zaczekaj chwilę. Praktyka pokazuje, że wdrażając elementy efektywnego zarządzania skrzynką mailową, a także wykorzystując trików i „przyśpieszaczy” oraz rozwiązań usprawniających komunikację i operowanie mailami jest w stanie skrócić czas poświęcany na zarządzanie skrzynką mailową nawet o 1 godzinę dziennie!
Oznacza to 250 godzin rocznie, czyli 31 dni robocze (po 8 roboczogodzin dziennie jak PIP przykazał), które twój pracownik mógłby poświęcić na swoje bezpośrednie obowiązki zamiast przesuwać maile, czytać nieistotne wiadomości czy klikać myszką w swoim Outlooku.
Jak pracodawcy mogą otrzymać 9750 zł z pracownika rocznie?
W przypadku mojej kalkulacji oznacza to nie tylko 9750 zł rocznie oszczędności na kosztach wynagrodzenia dla 1 pracownika biurowego, a 97 500 zł na dziesięciu specjalistów biurowych. Tyle pieniędzy tracisz jako pracodawca jeśli twoi pracownicy nie poznali i nie wykorzystują rozwiązań usprawniających zarządzanie pocztą mailową. Oprócz tego (zakładając, że zaoszczędzony czas pracownik nie spędzi na Facebooku) możesz liczyć też na zwiększenie produktywności tych stanowisk co najmniej o kilka do kilkunastu procent.
ZACIEKAWIONA/Y?
Zainwestuj 3 godziny w szkolenie pracowników,
a pokażemy jak zyskać TYGODNIE
[…] Najpierw przyjrzyjmy się argumentom przemawiającym za zakazem wysyłania e-maili poza godzinami pracy. Częścią problemu z e-mailami jest to, że są one tak natychmiastowe – kiedy wiadomość trafia do naszej skrzynki odbiorczej, czujemy się zobowiązani do natychmiastowej odpowiedzi. Nie są również znane z tego, że są zwięzłą formą komunikacji, więc najczęściej zawierają złożone zapytania i żądania co sprawia, że są angażujące czasowo. No i jest ich baaaaardzo dużo, a większość nie jest sprawą życia i śmierci! […]