Zarządzanie Czasem: Jak Podwoić Swoją Efektywność?

Zarządzanie Czasem: Organizacja

Zarządzanie Czasem: Organizacja

Doskonałe zarządzanie czasem to nie tylko zbiór technik i metod, ale przede wszystkim życie według określonych zasad i tworzenie nawyków sukcesu. Jedną z nich jest skuteczna organizacja.

Efektywne zorganizowanie pracy zapewne nie dołoży dodatkowych godzin do dwudziestoczterogodzinnej doby. Pozwoli Ci jednak jak najlepiej ten wykorzystać czas, który już posiadasz i zaoszczędzi poczucia roztargnienia, chaosu i zastanawiania się „co mam dalej robić”.

Mike Clayton w książce „Zarządzanie czasem. Jak efektywnie planować i realizować zadania” opisuje wiele cennych zasad, które pozwolą na wprowadzenie do życia zasad efektywnej organizacji i skutecznego działania. Oto niektóre z nich:

Utrzymywanie porządku

Już w ubiegłym wieku psychologowie zauważyli, iż wszystkie elementy w zasięgu ludzkiego wzroku, przyciągają naszą uwagę. Im jest ich więcej, tym więcej zbędnej uwagi poświęcamy na otoczenie. Dlatego jedną z zasad doskonałej organizacji i zarządzania czasem, jest utrzymywanie porządku.

Jeśli Twoim podstawowym narzędziem pracy jest biurko, usuń z niego to, z czego aktualnie nie korzystasz. Im mniej rzeczy, tym lepiej. Pochowaj niepotrzebne przybory, dokumenty, książki, raporty do przeczytania, puste szklanki po napojach i wszystko inne.

Być może należysz do osób które twierdzą, że dobrze im się pracuje w zagraconym otoczeniu. Jeśli tak, to dokładnie zastanów się, czy to nie jest Twoja wymówka. Czy „bałagan” jest tylko pozornym bałaganem i potrafisz w nim efektywnie pracować? Czy to faktycznie „braku czasu” na posprzątanie, niechęć do robienia porządku lub inna przyczyna?

W pierwszym przypadku przetestuj, jak będzie Ci się pracować, gdy posprzątasz swoje miejsce pracy. W drugim – musisz się przełamać i nauczyć systematycznego porządkowania, aby poprawić wydajność swojej pracy.

Zorganizowana segregacja dokumentów

Nikt z nas nie lubi segregować dokumentów. Jednak nie wszystko co dobre, musi być przyjemne! A dobra segregacja zawsze wyjdzie nam na dobre, oszczędzając czas na „poszukiwania”.  Oto kilka wskazówek, które ułatwią Ci to zadanie:

Procedury zarządzania dokumentacją

Docierające do Ciebie dokumenty możesz potraktować na trzy sposoby:

  • oddelegować współpracownikowi
  • zająć się nimi w odpowiednim czasie i zarchiwizować
  • wyrzucić do śmieci

Mając do czynienia z dokumentami dotyczącymi bieżących spraw, natychmiast dokonaj segregacji. Unikniesz wtedy szukania tego, co akurat jest Ci potrzebne. Pozostałe dokumenty warto segregować partiami, aby zaoszczędzić czas na każdorazową czynność. Przeznacz jedno miejsce na takie dokumenty i porządkuj je raz na dzień, tydzień czy miesiąc.

System segregacji

Wiadomo, że w przypadku większości ludzi najprostsze rozwiązania działają najlepiej. Oto dwa proste rozwiązania dotyczące segregacji, które proponuje Mike Clayton:

1. Odkładanie na bliskie miejsca: Za każdym razem, gdy wyjmiesz jakiś folder z półki czy szuflady, odłóż go na najbliższy koniec półki czy na wierzch szuflady. Wtedy będziesz orientacyjnie wiedział, która sprawa jest „najświeższa”, oraz rzadziej będziesz poszukiwał czegoś „z tyłu”.

2. Segregacja chronologiczna: Jeśli jeden folder dotyczy jednego tematu, umieszczaj w nim dokumenty według daty, najnowsze na wierzchu. Dzięki temu również szybko znajdziesz to, czego potrzebujesz, a z czasem starsze dokumenty będzie można zarchiwizować.

Dokumenty

Oznaczaj wszelkie dokumenty, koszulki, foldery i segregatory w jasny i widoczny sposób. Mogą to być symbole, kolory, obrazki, słowa kluczowe i daty. Stwórz i trzymaj się swojego systemu oznakowań, abyś wiedział jaka jest zawartość danego folderu czy teczki, bez otwierania. Dzięki temu zaoszczędzisz mnóstwo czasu na odnalezienie potrzebnego dokumentu.

Drobne dokumenty warto przechowywać w przezroczystych koszulkach i grupować tematycznie, aby szybko je odnaleźć. Możesz stworzyć odpowiednie szablony, na których zapiszesz podstawowe dane dotyczące projektu.

Jeśli zapisujesz dane w kilku notatnikach, dobrze jest je ponumerować/oznaczyć oraz dodać numery stron. To znacznie ułatwi tworzenie odnośników do informacji tam zawartych.

Na koniec pamiętaj, że tworzenie „złych” nawyków jest łatwe, ale życie z nimi jest uciążliwe. Natomiast tworzenie „dobrych” nawyków – takich jak zasad organizowania czasu pracy – jest trudniejsze, ale życie z nimi jest znacznie lżejsze!

Więcej informacji w książce Mike Clayton’a „Zarządzanie czasem. Jak efektywnie planować i realizować zadania”, wyd. Samo Sedno, www.samosedno.com.pl

Pozdrawiam,
Marcin Kijak

ZarzadzajCzasem.pl


Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>