Kalendarz

Zapiszesz = nie musisz pamiętać, nie zapiszesz = możesz zapomnieć.

Prowadzenie własnego kalendarza, to jeden z kluczowych elementów dobrego zarządzania czasem. Wszystko co sobie w nim zapiszesz, jest jak na dodatkowym twardym dysku. Jeśli coś zawiedzie, na tym głównym, to nie musisz się przejmować, ponieważ masz kopię zapasową. ;)

Kalendarz Podręczny

Kalendarz Podręczny

Oczywiście, że dobrze jest pamiętać – kiedy ktoś ma urodziny, kiedy się z kimś spotykasz, jak długo będzie trwało szkolenie, w którym uczestniczysz, o której masz odebrać dzieci ze szkoły, ważne dla Ciebie rocznice, o mailu do wysłania, o telefonie do współpracownika i szeregu innych istotnych wydarzeń… Ale zaraz, chwila – czy to nie za dużo? Otóż nawet jeśli nie, nawet jeśli nie zdarza Ci się zapomnieć o żadnej z wymienionych przeze mnie rzeczy (w co przyznam szczerze, trochę trudno uwierzyć), to zapewniam Cię, że dobrze mieć pod ręką i/lub na ścianie kalendarz, w którym to wszystko jest zapisane.

Prowadzić kalendarz można na bardzo dużą ilość sposobów i w coraz to różniejszych formach (kalendarz papierowy, przypomnienia dźwiękowe, synchronizacja z dostawcą poczty, aplikacje wspomagające, elektroniczny – na komórce, na tablecie itd.). Możliwości naprawdę nie brakuje, jednak mimo to wiele osób nadal nie sięga po to wspaniałe narzędzie. Jeśli do nich należysz (bez względu na to, czym się zajmujesz) zmień to. Już teraz idź do sklepu i zainwestuj!

Podam Ci teraz proste rady, które w zasadzie są uniwersalne, które pomogły mi lepiej zarządzać czasem i których przestrzeganie bardzo ułatwia mi planowanie:

  • jeśli prowadzisz, lub zamierzasz prowadzić kalendarz podręczny – kiedy się z kimś umówisz zapisuj, to od razu, nie czekaj nawet minuty. W przeciwnym razie, może się okazać, że to spotkanie wręcz nie dojdzie do skutku..
  • jeśli planujesz zakupić kalendarz naścienny – postaraj się znaleźć taki, który pokazuje jednocześnie minimum 2 miesiące. Nie spotka Cię wtedy niespodzianka na początku miesiąca, że masz wygłosić wykład, do którego jeszcze nie masz pełnego przygotowania.
  • kalendarz podręczny miej zawsze przy sobie – jak zadzwoni ważny dla Ciebie klient nie powiesz mu – „Nie wiem kiedy możemy się spotkać, bo akurat nie mam przy sobie kalendarza..”
  • uważaj na skróty stosowane w kalendarzu naściennym – po czasie nie zawsze wiadomo co się miało na myśli. Dobrze stosować zaznaczenia, które mają konkretne znaczenie, na zasadzie: „X”- to spotkanie, a „Y” to urodziny. Warto również używać różnych kolorów.
  • wypracuj sobie jeden, konkretny i stały system wpisywania wydarzeń, do swojego kalendarza. Jeśli wpisujesz najpierw godzinę spotkania, później osobę, z którą się spotykasz, miejsce spotkania, a następnie jakieś podstawowe notatki na ten temat, to zmiana kolejności w dowolnym późniejszym wpisie może być dla Ciebie mniej czytelna i wprowadzi chaos. Ważne jest żeby mieć porządek w swoim kalendarzu.
  • kiedy się z kimś umawiasz ustal konkretnie wszystko, co najważniejsze, poza oczywistymi rzeczami (czas, miejsce, uczestnicy), ważny jest cel spotkania, informacje – co masz na spotkanie przygotować, ile może ono potrwać, czy może zostać z jakichś przyczyn odwołane – deszcz, mail od prezesa, zbyt mała ilość uczestników.. Wszystko to jest, oczywiście uzależnione od Twoich własnych celów i od rodzaju wydarzenia, ale pamiętaj o tym żeby się dowiedzieć o tym co jest dla Ciebie ważne. Nie doprowadzaj do sytuacji, w których ktoś dzwoni i mówi: „Hej, jest spotkanie o 10:00 w środę, ewentualnie w czwartek, ale to jeszcze dam znać. No i wiesz, tam gdzie zawsze, koło tego budynku, co stoi niedaleko firmy. Będziesz?” a Ty odpowiadasz: „Ok.” ;)
Używanie kalendarza zajmuje bardzo niewiele czasu. Kiedy zaczniesz z niego korzystać okaże się, że masz dużo wolnego czasu i że oszczędzasz go jeszcze więcej. Także naprawdę warto!
Pozdrawiam,
Kajetan Młynarczyk
ZarzadzajCzasem.pl

 


Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>